Spis z natury zaliczany jest do inwentaryzacji obejmującej ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego wykazu majątku oraz źródeł jego pochodzenia na określony dzień. Metoda obejmuje m.in. środki pieniężne, papiery wartościowe, rzeczowe składniki aktywów i nieruchomości. Warto wiedzieć, na czym ona polega oraz jak wyglądają arkusze spisu z natury.
Spis z natury – co to jest?
Spis z natury sporządzany jest przez członków komisji inwentaryzacyjnej na podstawie bezpośrednich analiz pomiarów majątkowych w przedsiębiorstwie. Obowiązek jego przeprowadzenia reguluje § 24 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Zgodnie z tym paragrafem podatnicy powinni zrobić spis z natury:
- pierwszego stycznia;
- wraz z końcem roku podatkowego;
- w dniu rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego;
- w przypadku utraty w ciągu roku prawa do opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego, jeśli zmieniony został wspólnik;
- w razie zmiany rozkładu udziałów wspólników;
- w dniu likwidacji działalności.
Jak przebiega inwentaryzacja?
Pierwszą fazą inwentaryzacji jest przygotowanie, na które składają się formalne, organizacyjne i proceduralne działania. Czynności te obejmują m.in. powołanie komisji, zarządzenie wykonania operacji rachunkowych, sporządzenie harmonogramu, przygotowanie dokumentacji itp. Ważnym etapem jest oznakowanie elementów majątkowych w celu jednoznacznej identyfikacji. Należy również dokładnie przygotować niezbędną dokumentację, na którą składają się m.in. arkusze spisowe.
Kolejną fazę stanowi remanent zaliczany do technicznych aspektów inwentaryzacji. Spis z natury obejmuje zaewidencjonowanie składników majątkowych. Dzięki remanentowi uzyskuje się pełny obraz stanu faktycznego.
Kolejny etap inwentaryzacji stanowi porównanie. Zestawia się wówczas stan faktyczny ze stanem w ewidencjach księgowych. Na tej podstawie ustalane są różnice inwentarzowe. Po ich wykazaniu następuje aktualizacja w ewidencjach księgowych. W ramach tego etapu określana jest także wartość majątku firmy. Ostatnia faza to formalne zakończenie inwentaryzacji.
Jak zrobić remanent?
Spis z natury przeprowadza się ręcznie na papierowych arkuszach lub przy użyciu odpowiedniego oprogramowania. Druga metoda jest powszechnie stosowana przez przedsiębiorców oraz podatników. Osoby przeprowadzające spis z natury mają czytniki kodów kreskowych, a także kolektory danych. Skanując oznaczenie na poszczególnych elementach majątkowych, system zapamiętuje informacje i po zakończeniu czynności tworzy on arkusz inwentaryzacji. W ramach spisu z natury wykorzystuje się dwa rozwiązania:
- za pomocą etykiet z kodami,
- poprzez zastosowanie znaczników RFID.
Druga opcja jest prostsza i częściej stosowana. Kolektor automatycznie bowiem odczytuje dane zapisane w znacznikach zaraz po ich wykryciu.
Jaki jest zakres remanentu?
Inwentaryzacja obejmuje zazwyczaj produkty handlowe. Może ona również bazować na towarach niegotowych, służących do produkcji danego wyrobu. Elementy, które zawiera remanent, to:
- towary handlowe,
- surowce podstawowe i pomocnicze,
- półwyroby,
- produkcja w toku,
- produkty gotowe,
- braki i odpady.
Towary handlowe definiuje się jako wyroby sprzedażowe w stanie nieprzerobionym. Materiały podstawowe to elementy, które w produkcji lub przy świadczeniu usług stają się głównym składnikiem gotowego produktu. Materiały pomocnicze rozumiane są jako te niebędące częściami podstawowymi. Wyroby gotowe to produkty własne, których proces przerobu został zakończony. Braki to uszkodzone lub zniszczone w transporcie towary handlowe lub też produkty, których wartość spadła w okresie magazynowania. Braki definiuje się natomiast jako materiały o utraconej, pierwotnej wartości użytkowej.
Jakie dane musi zawierać spis z natury?
Jak wypełnić arkusz spisu z natury? Obowiązkowe informacje, które muszą znaleźć się w arkuszu spisu z natury, to:
- nazwa przedsiębiorstwa;
- data sporządzenia;
- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury;
- szczegółowe określenie towaru i innych elementów majątkowych;
- jednostka miary;
- ilość materiału;
- cena;
- wartość, wynikająca z przemnożenia ilości towaru przez cenę jednostkową;
- łączna wartość spisu z natury;
- w przypadku wyksięgowania kosztu z KPiR w związku z jego nieopłaceniem w odpowiednim terminie – wartość pomniejszenia, z uwzględnieniem pozycji remanentu i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie;
- klauzula „Spis zakończono na pozycji”;
- podpisy osób sporządzających spis i wspólników.
Spis z natury – wzór
Poniżej przedstawiamy przykładowy, uniwersalny arkusz spisu z natury.
Spis z natury – druk:
…………………………………... (pieczęć/dane firmy) SPIS Z NATURY na dzień ………………………………
Rodzaj spisu (okoliczności): ……………………………………………………………………….... Przedmiot spisu: ………………………………………………………………………………………. Spis rozpoczęto dnia …………………… o godz. …………………….
Spis zakończono dnia …………………… o godz. ……………………. na pozycji ……………… Wartość spisu z natury wynosi ………………………. zł Osoby sporządzające spis:
………………………………………………
|
Sporządzenie spisu z natury to obowiązek przedsiębiorcy. Warto pamiętać, by zawrzeć w nim wszystkie wymagane elementy majątkowe. W przypadku wszelkich wątpliwości można skorzystać z pomocy specjalisty.