Organizacja pracy – jak zarządzać czasem?

Wiele osób ma problemy z organizacją pracy własnej i nie wie, jak zarządzać czasem. Odkładamy wszystko na później, przez co zbiera się wiele rzeczy do zrobienia na ostatnią chwilę, a to z kolei wiąże się ze stresem, czy zdążymy wykonać nasze obowiązki na czas. Z tego względu coraz więcej pracodawców i pracowników interesuje się organizacją czasu pracy. Dlaczego dobra organizacja pracy jest ważna? To dzięki niej poprawia się wydajność i efektywność, a co za tym idzie, w określonym czasie będzie można wykonać jeszcze więcej zadań niż zwykle. Jednocześnie daje to możliwość szybszego uporania się z zadaniami, które mamy do wykonania i pozwala zachować work-life balance.

Czym tak naprawdę jest zarządzanie czasem pracy?

Ogólnie mówiąc, zarządzanie czasem pracy to nic innego jak odpowiednie planowanie i systematyczne wykonywanie zadań, które sobie zaplanowałeś. Organizacja czasu pracy będzie zatem zaplanowaniem i wykonaniem obowiązków, które pozwolą ci zrealizować cel pracy, który sobie postawiłeś. Gdy będziesz planować zadania do wykonania, twoja praca stanie się wydajniejsza i bardziej efektywna, dzięki czemu zyskasz czas, który będziesz mógł wykorzystać w sensowny i optymalny sposób. Jest wiele technik, które ci to umożliwią – wystarczy tylko je przetestować i sprawdzić, które będą odpowiednie dla ciebie.

Coraz więcej pracodawców wprowadza w swoich firmach tzw. kulturę organizacyjną, która ma na celu unormowanie zachowań i systemów wartości obowiązujących w pracy. Kultura organizacyjna może wpływać na zarządzanie czasem i jakością pracy, jednak nie jest uznawana za metodę ułatwiającą rozplanowanie obowiązków.

Co to jest struktura organizacyjna?

Struktura organizacyjna to nic innego jak dostosowanie stanowisk i wewnętrznych komórek organizacyjnych firmy tak, by sprawnie funkcjonował przepływ informacji i rozdzielanie zadań pomiędzy pracownikami. Struktura organizacji firmy ma również na celu odpowiedni podział uprawnień i obowiązków pracowników, co wpływa na sprawniejsze zarządzanie czasem pracy. Zwykle tego typu organizacja pracy opiera się na trzech elementach:

• regulaminie organizacyjnym, który stanowi dokument ustalający porządek w miejscu pracy i wskazuje kompetencje danych działów;
• opisie stanowiskowym, który określa zakres obowiązków i kwalifikacji wymaganych na każdym ze stanowisk w firmie, jak również zakres odpowiedzialności i uprawnień pracowników;
• schemacie organizacyjnym przedstawionym w formie graficznej, który obrazuje strukturę firmy.

Elementy dobrej organizacji pracy

Podstawą dobrej organizacji pracy jest znajomość jej zasad. Specjaliści uważają, że zarządzanie pracą polega na wyznaczeniu sobie celu, planowaniu, realizacji działań oraz ich monitorowaniu.

Wyznaczanie celu

W planowaniu organizacji pracy na samym początku należy wyznaczyć sobie cel, do którego chce się dążyć. Pozwoli to na określenie zadań, które należy wykonać, aby jak najszybciej do niego dojść. Cele powinny być dobrze sformułowane oraz muszą być konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie.

Zaplanowanie konkretnych działań

Do osiągnięcia założonego celu trzeba zaplanować określone działania oraz wyznaczyć na nie czas. Działania należy ułożyć zgodnie z ich ważnością, dzięki czemu szybciej osiągnie się postawiony cel. Planowanie należy do trudnych czynności, ponieważ nie każdy jest w stanie określić, które z zadań jest najważniejsze i należy wykonać je w pierwszej kolejności, a które może poczekać. Po wykonaniu ważniejszych zadań można na spokojnie, bez dodatkowego stresu, przejść do tych, które pozostały do zrealizowania.

Na rynku jest wiele dostępnych narzędzi ułatwiających planowanie, czy to internetowych, czy w wersji papierowej. Kalendarze, planery lub nawet zwykłe notatniki są bardzo przydatne, gdyż ułatwiają planowanie i pomagają dobrze zorganizować każdy dzień w pracy.

Realizacja działań

Po zaplanowaniu kolejności zadań następnym krokiem jest ich realizacja. Ważne jest, aby nauczyć się wykonywania poszczególnych punktów w takiej kolejności, jaka została wyznaczona. Z początku jest to trudne, ale dzięki temu szybko można zobaczyć lepsze efekty pracy.

Kontrola działań i celów

Po zakończonej pracy warto sprawdzić, czy wszystko zostało wykonane tak, jak było zaplanowane. Na początku nie zawsze wszystko udaje się wykonać zgodnie z planem, jednak nie należy się poddawać. Gdy będzie się regularnie pracować zgodnie z wyznaczonymi celami, to szybko zostanie zauważalne to, jak z każdym dniem coraz więcej z postawionych planów będzie zrealizowanych.

Zalety organizacji czasu pracy

Głównym efektem odpowiedniego zarządzania czasem w pracy jest lepsza organizacja zadań oraz optymalne zarządzanie sobą w czasie.

Innymi zaletami są:

• możliwość realizowania wyznaczonych zadań mniejszym nakładem energii albo realizacja większej liczby zadań takim samym nakładem energii jak dotychczas;
• osiągnięcie lepszych wyników pracy;
• większa satysfakcja i zadowolenie z wykonanej pracy;
• większa motywacja;
• redukcja stresu, presji i chaosu.

Dzięki temu nasze wyznaczone cele osiąga się szybciej i skuteczniej – tyczy się to zarówno celów zawodowych, jak i prywatnych.

Dlaczego czas w pracy tak szybko ucieka?

Myśląc o zarządzaniu czasem, musisz mieć świadomość, że jest wiele czynników zabierających ci cenne minuty, które mógłbyś poświęcić na pracę i realizację celów. Osiem godzin często potrafi „przelecieć ci przez palce”, a rzeczy, które miałeś zrobić, nie są zrealizowane nawet w połowie. Jak to się dzieje? Zdarza się, że niektórzy w trakcie pracy przeglądają media społecznościowe, rozmawiają przez komunikatory, a nawet robią zakupy przez Internet. Do tego częste rozmowy ze współpracownikami, przerwy na kawę czy papierosa zabierają kolejne minuty, które zamieniają się w bezproduktywne godziny.

Do innych pożeraczy czasu w pracy można zaliczyć także bałagan na biurku, który nie sprzyja produktywności. Znalezienie potrzebnych rzeczy zajmuje czas. Niesprzyjającym czynnikiem jest również ciągły hałas i chaos panujący wokół. Człowiek jest zdekoncentrowany i odkłada wszystko na później, a potem tonie w zaległościach. Czasem zdarza się też, że osoby mniej asertywne dokładają sobie obowiązków, robiąc rzeczy za kolegów z pracy, przez co nie radzą sobie z wywiązywaniem się z własnych zadań.

Jak zarządzać czasem pracy – najpopularniejsze metody

Jest wiele skutecznych metod pomagających zarządzać czasem i organizacją pracy. Wszystkie techniki można stosować osobno lub ze sobą łączyć, aby osiągnąć lepszy efekt.

• Prowadzenie kalendarza – jest jedną z najstarszych i najpopularniejszych metod, ale zarazem bardzo skuteczną. Pomaga zarządzać czasem, dzięki czemu twoja praca będzie bardziej efektywna. Przed rozpoczęciem każdego dnia wyznacz sobie kolejne kroki, które musisz wykonać, aby osiągnąć postanowiony cel w ciągu najbliższych godzin. Dla ułatwienia możesz dopisywać sobie czas, w którym masz wykonać określony punkt, jednak nie jest to konieczne. W kalendarzu obowiązkowo musi znaleźć się czas wyznaczony na przerwy, aby twoja praca była jeszcze bardziej efektywna. Kalendarz możemy mieć papierowy, jak i elektroniczny.
• Metoda GTD (Getting Things Done – doprowadź sprawy do końca) – polega na wypisaniu wszystkich zadań i ułożeniu ich w sposób logiczny. Opiera się ona na 5 elementach: gromadzeniu, analizowaniu, porządkowaniu, przeglądaniu i realizacji.
• Metoda ALPEN – czyli Aufgaben – zadania, Lange Schatzen (czas trwania) – szacowanie długości, Pufferzeiten Einplanen (planowanie bufora czasowego) – przerwy i pauzy, Entscheidungen Treffen (podejmowanie decyzji) – priorytety, Nachkontrolle – kontrola. Ta metoda jest przydatna w zarządzaniu czasem w pracy w krótkich odstępach czasu.
• Metoda Bloków Czasowych – w tej metodzie organizacja czasu i pracy odbywa się na zasadzie bloków czasu, w których musisz wykonywać określone czynności. Polega ona na wyznaczeniu bloków i przypisaniu do każdego z nich określonych działań, jak np. spotkania, odpisywanie na maile itp.
• Macierz Eisenhowera – metoda, której zadaniem jest ustalenie zadań najbardziej priorytetowych, pilnych i ważnych.

Zarządzanie czasem i efektywna praca

Prócz metod naukowych istnieje wiele sposobów, które uczynią twoją pracę bardziej efektywną i pozwolą lepiej zorganizować czas.

Są osoby, które wstają rano i dla nich takie godziny są najbardziej produktywnym czasem. Z kolei druga grupa ludzi woli pracę wieczorem, a nawet w nocy, gdyż za dnia ciężko jest im się skupić i wszystko ich rozprasza. Warto zatem zastanowić się, o jakiej porze jesteś najbardziej efektywny i w jakich godzinach najlepiej ci się pracuje. Powinieneś dostosować swoje obowiązki pod pory dnia, chociaż nie zawsze jest to możliwe.

Należy pamiętać, że nadmiar obowiązków ci nie sprzyja. Nie powinieneś brać na siebie zadań kolegów z pracy, kiedy sam nie uporałeś się ze swoimi. Jeśli masz problemy z odmową, należy nauczyć się asertywności, ponieważ mając wiele zadań do wykonania, nie robisz ich dokładnie i dochodzi ci niepotrzebny stres z tym związany.

Trzeba też pozbyć się wszystkich elementów rozpraszających uwagę. Najlepiej wyłączyć wszystkie powiadomienia z aplikacji na czas pracy, schować telefon w szufladzie i wyłączyć radio oraz telewizor. Dzięki temu łatwiej będzie ci się skupić na obowiązkach i szybciej osiągniesz swój cel. Bardzo ważna jest również ergonomia pracy, czyli zapewnienie sobie (lub zawnioskowanie o to u szefa) wygodnego i bezpiecznego stanowiska.

Podsumowując, jest wiele skutecznych metod pozwalających organizować sobie czas. Wystarczy jedynie dobrać odpowiednią i najbardziej skuteczną dla siebie, aby zobaczyć efekty jej stosowania. Kontrola nad zadaniami zbliży cię do wykonania swojej pracy znacznie szybciej bez wkładania w to większej energii.